16 au 19 mars 2017

Centre de foires d'ExpoCité

Le plus grand de la région !

Politique de la SNSC relative à la protection de renseignements personnels

SNSC se soumettra à: (i) la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), un décret fédéral visant à protéger les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou communiqués à des tiers; (ii) les autres lois portant sur le respect de la vie privée et la protection de renseignements personnels; et (iii) toute autre mesure législative provinciale de même nature, ayant trait aux droits accordés à des clients, pouvant éventuellement être adoptée. Dans le cadre du présent document, on entend par renseignement personnel tout renseignement concernant une personne physique identifiable, à l’exclusion du nom, du titre, de l’adresse d’affaire ou du numéro de téléphone d’affaire d’une personne à l’emploi d’une société. Il est entendu que le texte s’applique à des renseignements personnels, non reliées aux affaires, lorsqu’il y a référence à un client (ci-après désigné « Client »).

Le Code type sur la protection des renseignements personnels (« Code ») est une norme nationale développée par l’Association canadienne de normalisation. Le Code est au cœur de la LPRPDE et il comporte dix grands principes :

1. La responsabilité
2. La détermination des fins de la collecte
3. L’obtention d’un consentement
4. La limitation de la collecte
5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. L’exactitude
7. L’existence de mesures de sécurité adéquates
8. La transparence
9. L’accès aux renseignements personnels
10. La possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

SNSC a mis en place des politiques et des procédures qui mettent ces principes à exécution, notamment en:

1. Mettant en œuvre des procédures de protection de renseignements personnels
2. Établissant des procédures relatives à la réception et au traitement de questions et de plaintes associées à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à des tiers
3. Formant son personnel et l’informant quant à ses politiques et ses procédures
4. Développant à l’intention de sa clientèle du matériel expliquant ses politiques et ses procédures.

Les dix grands principes sont ici expliqués :

1. La responsabilité
SNSC est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un Responsable de la confidentialité chargé explicitement d’assurer le respect de la LPRPDE de la part de SNSC.

2. La détermination des fins de la collecte
SNSC fera connaître l’objet de la collecte de renseignements personnels et l’inscrira au dossier. Seuls les renseignements nécessaires à cet objet seront recueillis. Si l’objet devait changer, SNSC en informerait le Client et obtiendrait son consentement avant d’utiliser à d’autres fins les renseignements dont il est question.
SNSC se réserve en tout temps le droit de changer sa politique, à sa seule discrétion et sans préavis. La version révisée de la politique sera alors affichée sur son site Internet www.sportshows.ca et tous ses autres sites (désignés individuellement et collectivement « Site »). Les personnes concernées doivent donc être à l’affût de changements éventuels. Une acceptation de la version révisée découle de la fréquentation du Site après que des changements y auront été effectués.

Les objets pour lesquels SNSC recueillera, utilisera et communiquera des renseignements personnels à des tiers se limitent à ce qui suit :

a. Le développement et l’amélioration de ses Sites
b. La communication d’information à sa clientèle en ce qui a trait à la location d’espace dans le cadre de ses salons, la vente de billets et la tenue de promotions, de concours et d’activités de commandite
c. La poursuite de démarches reliées à la mise en marché, la recherche et les sondages.

SNSC ne fait pas ce qui suit :

a. Vendre ses listes de Clients à des tiers ou, de manière générale, transmettre ou révéler des renseignements personnels à des tiers sans le consentement du Client.

SNSC répondra aux questions de Clients concernant l’objet de la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des tiers ou demandera à son Responsable de la confidentialité de le faire.

3. L’obtention d’un consentement
Le Client doit être informé et donner son consentement à la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des tiers, sauf lorsqu’il serait inapproprié de le faire, notamment lorsque la loi le permet ou l’exige. SNSC obtiendra ce consentement lors de la collecte d’information, dans la mesure du possible. SNSC fera un effort raisonnable pour informer le Client de l’objet de la cueillette et ce, dans des termes qui devraient raisonnablement permettre au Client de comprendre comment les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués à des tiers.

Le consentement peut être obtenu de diverses façons, selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis, surtout s’ils sont de nature sensible - par exemple : par la signature d’un formulaire, par entente orale (y compris par téléphone) ou écrite (y compris par voie électronique). SNSC tiendra compte d’attentes raisonnables de la part du Client en matière de consentement. À titre d’exemple : lorsqu’un Client fournit son nom et son adresse à des fins de mailing ou de facturation, il peut s’attendre à ce que les mêmes renseignements servent à l’envoi de formulaires visant à évaluer la satisfaction de la clientèle ou d’avis relatifs à des promotions ou à des concours, face auxquels le Client a le choix de répondre ou de ne pas répondre.

Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à des tiers sans la connaissance ou le consentement du Client. L’obtention du consentement peut être impossible, peu pratique ou même illogique pour des raisons d’ordre légal, médical ou sécuritaire – i.e., en situation d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité du Client seraient menacées ou lorsque le Client serait un mineur, atteint d’une maladie grave ou diminué mentalement.

Bien que les renseignements recueillis puissent être du domaine public, SNSC les traitera selon les principes de la LPRPDE. Par ailleurs, SNSC pourra transmettre des renseignements personnels à ses procureurs, conseillers, agents ou autres dans le but de recouvrer une créance, de se conformer à un subpeona, mandat ou autre ordre de la cour, de répondre à une demande dûment autorisée de la part d’un organisme public ou de satisfaire à toute disposition de la loi. Quel que soit le cas, SNSC respectera un processus interne adéquat de divulgation de l’information.

SNSC affichera sa politique de confidentialité sur son Site et la rendra disponible sous forme écrite.

Un Client peut révoquer son consentement pourvu qu’il fasse connaître son intention au Responsable de la confidentialité dans des délais raisonnables. SNSC informera le Client des conséquences de cette révocation.

4. La limitation de la collecte
La cueillette de renseignements personnels se limitera à ceux qui conviennent aux circonstances.

Le Site de SNSC ne fait pas usage de fichiers témoins (cookies), une technologie qui transpose une petite quantité d’information sur l’ordinateur d’un visiteur afin de pouvoir le reconnaître lors de visites subséquentes. Outre les renseignements fournis de plein gré par le Client dans le cadre d’une transaction, SNSC ne recueille sur son Site que des renseignements susceptibles de pouvoir solutionner des problèmes reliés à la navigation pouvant surgir lors de la transaction.

5. La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
SNSC s’en tiendra à l’objet déclaré dans son utilisation de renseignements personnels ou leur communication à des tiers, sauf si elle obtient le consentement du Client ou si la loi l’y oblige. Ces renseignements ne peuvent être utilisés ou transmis à d’autres à des fins qui sont incompatibles avec l’objet déclaré.

Certains employés de SNSC pourront avoir accès aux renseignements personnels de Clients de SNSC, dans la mesure où leurs tâches dans le cadre de l’objet déclaré justifient cet accès. Les employés de SNSC sont régis par une entente de non divulgation qui interdit l’utilisation ou la communication de renseignements personnels ou confidentiels à des tiers à des fins autres que l’objet déclaré.

Les renseignements personnels ayant servi à la prise d’une décision concernant un Client seront conservés selon les stipulations de SNSC en matière de conservation des documents. Les renseignements qui ne sont plus requis seront détruits, effacés ou dépersonnalisés. SNSC ne conserve les renseignements personnels d’un Client que pendant la période où ils sont requis à des fins commerciales ou pour se conformer aux lois fédérales et provinciales.

6. L’exactitude
SNSC prendra des mesures raisonnables afin d’assurer que les renseignements personnels sous son contrôle sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins visées.

SNSC n’effectuera pas d’office la mise à jour de renseignements personnels, à moins que l’objet de la collecte de l’information rende celle-ci nécessaire. SNSC prendra toutefois des mesures raisonnables afin d’assurer l’exactitude et l’actualité des renseignements qui servent en permanence, y compris ceux qui sont communiqués à des tiers.

7. L’existence de mesures de sécurité adéquates
SNSC prendra des mesures raisonnables afin d’assurer la protection de renseignements personnels par la mise en place de dispositifs de sécurité adaptés au degré de sensibilité de l’information. Les employés de SNSC qui ont accès à de tels renseignements seront sensibilisés quant à l’importance du maintien de la confidentialité. Les dispositifs de sécurité mentionnés ont pour but d’offrir une protection contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation ou la divulgation inappropriées, la copie ou la modification de renseignements.

8. La transparence
SNSC rendra facilement accessible au Client des renseignements précis quant à sa politique de confidentialité et les modalités de sa mise en application.

SNSC fera preuve de transparence à cet égard, et ses Clients pourront obtenir de l’information facilement et sous une forme jugée compréhensible. L’énoncé de la politique et l’information qui s’y rattache sont affichés en tout temps sur le site Internet de SNSC, www.sportshows.ca, sous l’onglet Confidentialité. On peut aussi communiquer avec SNSC en cliquant Contactez-nous.

9. L’accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite de la part du Client, SNSC révélera les renseignements personnels qu’elle détient à son sujet, utilise ou communique à des tiers et lui donnera accès à l’information. Si le Client en exprime le désir, SNSC lui aidera à formuler cette demande. SNSC laissera savoir au Client si elle détient ou non des renseignements à son sujet et, dans la mesure du possible, indiquera la provenance de l’information.

Dans certains cas limités et précis, permis ou requis par la loi, il se peut que SNSC ne puisse pas donner au Client accès aux renseignements personnels qu’elle détient à son sujet. Ceci pourrait se produire, par exemple, lorsque cet accès risquerait d’entraîner la divulgation de renseignements personnels concernant des tiers, dans le cas où ces renseignements ne pourraient être retranchés de ceux qui le concernent. En cas de refus, SNSC en informera le Client par écrit, fournira les raisons qui le motivent et fera connaître les recours disponibles.

SNSC exigera des preuves comme quoi le Client est en droit d’avoir accès aux renseignements personnels. L’information servant à vérifier le droit d’accès du demandeur ne servira qu’à cette fin.

SNSC fournira au Client un relevé aussi précis que possible des personnes ou organismes à qui des renseignements personnels à son sujet ont été communiqués. S’il lui était impossible de préciser à qui des renseignements spécifiques ont été fournis, SNSC fournira alors une liste de tiers à qui des renseignements personnels pourraient avoir été communiqués.

SNSC répondra à la demande d’un Client dans un délai raisonnable, ne dépassant pas 30 jours après la date de réception de la demande. Dans des cas exceptionnels, SNSC pourra se prévaloir d’un délai supplémentaire de 30 jours; le Client sera alors informé du délai, de la nouvelle échéance, des raisons du retard ainsi que de son droit de porter plainte à ce sujet auprès du Commissaire à la protection de la vie privée.

Un coût raisonnable pourra être associé à la demande d’information. SNSC l’établira en fonction de la demande et des coûts administratifs ou autres qu’elle pourra entraîner. Le Client connaîtra à l’avance le coût approximatif de la démarche. Les renseignements seront fournis sous une forme jugée compréhensible.

Pour communiquer avec SNSC, voir Contactez-nous.

10. La possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Un Client pourra s’adresser au Responsable de la confidentialité s’il souhaite mettre en question l’application par SNSC des principes ici énoncés. SNSC répondra selon des normes établies aux questions et plaintes relatives à sa politique de confidentialité et aux procédures visant à assurer la protection de renseignements personnels.

SNSC fournira des précisions quant à ces normes aux Clients qui auront des questions ou qui porteront plainte. Chaque plainte sera étudiée et, si elle s’avère justifiée, SNSC prendra les mesures qui s’imposent; des changements pourront ainsi être apportés, si nécessaire, à ses politiques et procédures.

Contactez-nous
Les personnes qui ont des questions ou des remarques à faire concernant cette Politique de confidentialité, chez qui des inquiétudes persistent ou dont les plaintes n’ont pas été n’ont pas été entendues à leur satisfaction peuvent communiquer avec le siège social de SNSC :

  • Par téléphone: 1-888-695-2677
  • Par télécopieur: 1-905-361-2678
  • Par écrit ou en personne :

    Responsable de la confidentialité
    Salons Nationaux des Sportsmen du Canada
    30 Village Centre Place
    Mississauga, Ontario
    Canada L4Z 1V9